Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Tecca is de handelsnaam van Rik De Cat, een eenmanszaak naar Belgisch recht, met ondernemings- en btw-nummer BE 1039.104.382 en adres Langstraat 22, 2440 Geel, België (“Tecca”, “wij” of “ons”).

Voor vragen over dit privacybeleid of over persoonsgegevens waarvoor Tecca zelf verantwoordelijk is, kunt u contact opnemen via info@tecca.be.

2. Voor wie geldt dit beleid?

Dit beleid geldt wanneer u:

• onze website bezoekt of een afspraak met Tecca boekt;
• contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of klant, leverancier of zakelijke contactpersoon van Tecca bent;
• een bericht ontvangt dat Tecca in opdracht van een klantbedrijf technisch verwerkt.

Tecca als verwerkingsverantwoordelijke

Voor onze eigen website, verkoop, administratie, facturatie, beveiliging en zakelijke relaties bepaalt Tecca zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Tecca is dan verwerkingsverantwoordelijke.

Tecca als verwerker voor klantbedrijven

Wanneer wij namens een klantbedrijf een gemiste oproep opvolgen of afspraak-, klantenservice- of feedbackberichten verwerken, bepaalt dat klantbedrijf het doel, de ontvangers en de inhoud. Het klantbedrijf is dan doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Tecca is verwerker. Richt verzoeken over zulke berichten eerst aan het bedrijf dat als afzender in het bericht staat. Tecca helpt dat bedrijf bij de behandeling van uw verzoek.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Tecca kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, onderneming, ondernemingsnummer, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Contract- en facturatiegegevens: offerte, abonnement, factuurgegevens, betaalstatus en zakelijke correspondentie. Tecca ontvangt bij overschrijving niet meer betaalinformatie dan nodig voor de boekhouding.
• Website- en afspraakgegevens: informatie die u invult in een contact- of boekingsformulier en strikt noodzakelijke technische gegevens.
• Communicatiegegevens van eindontvangers: telefoonnummer of e-mailadres, naam indien door het klantbedrijf aangeleverd, afzender, datum en tijd, afleverstatus, berichtinhoud en keuzes via functionele RCS-knoppen.
• Oproepmetadata: het telefoonnummer, tijdstip en resultaat van een oproep voor zover nodig om een gemiste oproep functioneel op te volgen. Tecca neemt telefoongesprekken niet op en transcribeert ze niet.
• Toestemmings- en afmeldgegevens: wanneer, via welke methode en voor welk berichtendoel toestemming werd gegeven, alsook STOP-, HELP- en andere afmeldsignalen.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, loggegevens, foutmeldingen en informatie die nodig is om misbruik te voorkomen en de dienst te beveiligen.
• Ondersteunings- en ontwikkelingsinformatie: informatie die een klant aanlevert om een configuratie, probleem of gewenste automatisering te bespreken.

Klanten mogen zonder voorafgaande schriftelijke overeenkomst geen bijzondere categorieën persoonsgegevens via Tecca laten verwerken, zoals medische gegevens, biometrische gegevens, geloofsovertuiging of gegevens over strafrechtelijke feiten.

4. Waarvoor en op welke rechtsgrond?

Voor berichten die Tecca uitsluitend in opdracht van een klantbedrijf verwerkt, bepaalt het klantbedrijf de toepasselijke rechtsgrond. Tecca handelt dan volgens gedocumenteerde instructies en een verwerkersovereenkomst.

5. Sms, RCS en e-mail

Tecca ondersteunt hoofdzakelijk functionele communicatie naar aanleiding van een gemiste oproep, geboekte afspraak of concrete klantenservice-interactie. Zonder afzonderlijk goedgekeurde en rechtmatige campagne wordt de dienst niet gebruikt voor ongevraagde promoties.

• De afzender wordt in het bericht duidelijk geïdentificeerd.
• Voor terugkerende afspraak- of serviceberichten wordt vooraf een vrije, specifieke en aantoonbare toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk of door de communicatieprovider vereist is. Een selectievakje is niet vooraf aangevinkt en toestemming is niet verplicht om de hoofdhandeling te voltooien.
• U ontvangt maximaal 6 berichten per maand per berichtprogramma, tenzij u afzonderlijk duidelijk met een andere frequentie instemt.
• Bericht- en datakosten kunnen van toepassing zijn.
• U kunt sms- of RCS-berichten stopzetten door STOP te antwoorden. Voor hulp kunt u HELP antwoorden of contact opnemen met het bedrijf dat als afzender wordt genoemd.
• Een afmelding wordt zo snel mogelijk verwerkt. Er mag nog één bevestiging van de afmelding worden verstuurd.
• Toestemming voor berichten is beperkt tot de genoemde afzender en het genoemde doel.

Tecca verkoopt, verhuurt of deelt mobiele nummers, mobiele informatie of opt-in- en toestemmingsgegevens niet met derden of gelieerde partijen voor hun eigen marketing- of promotiedoeleinden. Dit verhindert niet dat gegevens strikt noodzakelijk worden verwerkt door communicatie- en infrastructuurleveranciers om de gevraagde dienst te leveren, onder passende contractuele bescherming.

No mobile information, including phone numbers and SMS/RCS opt-in data or consent, will be shared with third parties or affiliates for their marketing or promotional purposes.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij beperken toegang tot wat voor de taak noodzakelijk is. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen gegevens worden verwerkt door:

• het klantbedrijf dat afzender en verwerkingsverantwoordelijke is;
• Twilio voor sms, RCS, routering, afleverinformatie, communicatieflows en gerelateerde technische functies;
• Vercel voor website- en applicatiehosting;
• Combell voor domeinnaamregistratie en aanverwante domeindiensten;
• Microsoft indien een afzonderlijke mailbox of e-maildienst voor een implementatie wordt gebruikt;
• Peppol-toegangspunten, boekhoudkundige dienstverleners en banken voor facturatie en betaling;
• OpenAI-diensten, waaronder ChatGPT en Codex, en AI-functies van Twilio voor ontwikkeling of technische ondersteuning, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en passend is. Tecca streeft ernaar persoonsgegevens vooraf te verwijderen of te minimaliseren en gebruikt klantgegevens niet om eigen AI-modellen te trainen;
• professionele adviseurs, overheden of rechtbanken wanneer dit wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor rechtsvorderingen.

Leveranciers mogen gegevens niet voor hun eigen marketing gebruiken. Tecca blijft verantwoordelijk voor een passende selectie en contractuele omkadering van zijn verwerkers. Een actuele lijst van relevante subverwerkers kan worden aangevraagd via info@tecca.be.

7. Internationale doorgiften

Sommige leveranciers zijn gevestigd in of gebruiken infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruikt Tecca een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beschermingsmaatregelen waar nodig. Meer informatie of een kopie van de relevante waarborgen kan worden aangevraagd via ons contactadres.

8. Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en mogelijke geschillen. Als uitgangspunt gelden:

Twilio-instellingen en productfuncties bepalen mede de technische bewaarmogelijkheden. Standaard kunnen berichtrecords tot 400 dagen zichtbaar zijn en kunnen archieven langer bestaan indien archiefopslag niet is uitgeschakeld. Tecca configureert de dienst volgens noodzakelijkheid en de instructies van het klantbedrijf. Providers kunnen beperkte gegevens langer bewaren wanneer dit wettelijk, beveiligingstechnisch of voor fraudepreventie noodzakelijk is.

9. Beveiliging

Tecca neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op het risico. Deze omvatten waar passend toegangsbeperking, sterke authenticatie, afzonderlijke Twilio-subaccounts per klant, minimale gegevensverwerking, beveiligde apparatuur, updates, back-ups en controle van leveranciers. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Klanten moeten incidenten en foutief aangeleverde ontvangers onmiddellijk melden.

10. Cookies en de website

Tecca gebruikt voorlopig alleen cookies en vergelijkbare technieken die strikt noodzakelijk zijn voor beveiliging, netwerkverkeer, afspraakboeking of een uitdrukkelijk gevraagde websitefunctie. Voor noodzakelijke cookies is geen afzonderlijke toestemming vereist. Als Tecca later analytics-, voorkeur- of advertentiecookies invoert, worden bezoekers vooraf geïnformeerd en wordt waar nodig toestemming gevraagd via een cookiebanner en aanvullend cookiebeleid.

11. Uw rechten

Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de omstandigheden, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. U kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast. Bij direct marketing kunt u steeds kosteloos bezwaar maken.

Stuur verzoeken over Tecca’s eigen verwerking naar info@tecca.be. Gaat uw verzoek over een bericht van een klantbedrijf, neem dan eerst contact op met dat bedrijf. Wij kunnen om redelijke informatie vragen om uw identiteit en het juiste klantaccount vast te stellen. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

12. Minderjarigen en geautomatiseerde beslissingen

De eigen diensten van Tecca zijn bestemd voor ondernemingen en bevoegde vertegenwoordigers van minstens 18 jaar. Tecca gebruikt de in dit beleid beschreven gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Klantbedrijven die diensten aan minderjarigen aanbieden, blijven verantwoordelijk voor de passende rechtsgrond en informatie.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie staat steeds op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten via een passend kanaal.